Los defensores del Pueblo de la provincia de Santa Fe a cargo, Gabriel Savino y Jorge Henn, encabezaron este viernes un Rosario una reunión con la subsecretaria de Innovación Administrativa de la Secretaría de Innovación Pública de la Nación, Silvana Rica, y el director Nacional de Implementación Digital Territorial, Pablo Barbosa, con el objetivo de que la institución comience a trabajar en la implementación del software de Gestión Documental Electrónica que provee el Estado nacional, y que le permitirá agilizar, dinamizar y dar transparencia a la gestión de los documentos.
“Estamos comenzando a poner en práctica una herramienta que significará un cambio profundo para la Defensoría en los próximos años. La gestión documental electrónica se ha convertido en una herramienta clave para los organismos del estado en la actualidad. Permite un registro seguro y eficiente de toda la información y documentación que manejamos día a día. Nos permite ahorrar tiempo y disminuye la posibilidad de errores. En definitiva, nos da la posibilidad de hacerle las cosas más fáciles a las personas”, resumió Savino tras el encuentro.
Por su parte, Henn destacó que “la Defensoría del Pueblo se ha erigido en una institución que viene a compensar la desigualdad que siente un ciudadano o una ciudadana cuando tiene que hacer una presentación contra el Estado o una empresa de servicios públicos”. “Para nosotros la gestión documental electrónica es primordial, porque también nos permitirá sacar indicadores de allí. Por ejemplo, qué dependencias nos responden, o legitiman nuestra labor y cuáles no. Para trabajar también sobre ello”, agregó el defensor.
A su turno, la subsecretaria de Innovación Administrativa nacional destacó que la herramienta le dará a la Defensoría del Pueblo “soberanía digital, ya que le permitirá gestionar sus documentos sin recurrir a servidores externos y con una plataforma que es totalmente flexible y se adapta a cada una de las necesidades de las dependencias que la gestionan”. “Se trata, además de un cambio tecnológico, de un cambio cultural. Empezar a pensar los procesos de otra manera”, añadió Rica.
Finalmente, Barbosa destacó que la función de su equipo “es estar en el territorio y poner a disposición de quienes lo soliciten las diferentes herramientas que desarrolló el Estado nacional”. Y reafirmó que “durante todo el proceso de formación e implementación el personal de la Defensoría contará con el acompañamiento del equipo de la Dirección de Implementación Digital Territorial.
La gestión documental electrónica permite a los organismos del Estado ahorrar tiempo y recursos en la gestión de documentos. Los procesos manuales de gestión documental pueden ser tediosos y propensos a errores humanos, mientras que la gestión documental electrónica permite realizar tareas de forma más rápida y efectiva. Además, el almacenamiento digital de documentos posibilita la eliminación de documentos en papel, lo que reduce el consumo de papel y los costos asociados.
También mejora la transparencia y la rendición de cuentas de los organismos del Estado. Los documentos y registros electrónicos son más fáciles de buscar, recuperar y compartir con los interesados y partes interesadas, lo que reduce la posibilidad de que se pierdan o se malinterpreten los documentos.
En tercer lugar, la gestión documental electrónica también es importante para garantizar la seguridad de la información del gobierno. Los documentos electrónicos pueden ser encriptados y protegidos con contraseñas, lo que reduce el riesgo de robo de información confidencial. Además, los sistemas de gestión documental electrónica pueden ser programados para realizar copias de seguridad de manera regular, lo que garantiza que los documentos estén disponibles en caso de desastres naturales o problemas técnicos.